Il documento digitale o cartaceo ha per le organizzazioni una grande importanza soprattutto per la rilevanza che oggi ha assunto la conoscenza dell’informazione e la sua condivisione.
Tutte le organizzazioni pubbliche e private sono sommerse da grandi quantità di documenti cartacei ed hanno l’esigenza di: ottimizzare gli spazi, rendere più rapida ed agevole la consultazione dei documenti, capitalizzare più efficacemente la conoscenza, rientrare in un contesto normativo definito nella gestione dell’archivio.
La mole di documenti che compongono l’archivio e le informazioni che in essi risiedono richiedono, per essere efficacemente gestite, l’utilizzo di soluzioni informatiche. Ciò non significa necessariamente fare qualcosa di nuovo, ma semplicemente adottare soluzioni che agevolino le attività di gestione quotidiana del patrimonio documentale, ovvero fornire un supporto tangibile ad una gestione che già esiste.
Il progetto di Gestione Documentale ha come obiettivo la centralizzazione delle informazioni per migliorarne la loro fruibilità e la relativa condivisione.
Tramite l’attività di analisi proposta, l’azienda potrà esaminare preventivamente l’implementazione di un sistema di archiviazione elettronica dei documenti.
Le linee operative per l’esecuzione del check-up sono descritte di seguito.
SITUAZIONE ESISTENTE
- Analisi della situazione degli archivi cartacei esistenti, tipologia dei documenti stoccati, tipologia dei contenitori utilizzati, locali di stoccaggio dei medesimi e relativa verifica delle norme di sicurezza;
- analisi dei flussi documentali e relative procedure di gestione.
DOTAZIONE INFRASTRUTTURALE
- Analisi degli applicativi esistenti in azienda e tipologia di documentazione da loro prodotta;
- analisi, in base agli applicativi aziendali, della possibilità di automatizzare il processo di archiviazione dei documenti.
ANALISI ARCHIVIAZIONE
- Analisi dell’integrabilità e cioè come le immagini possano arrivare direttamente in archivio digitale una volta prodotte ed individuazione dei relativi campi di ricerca per ogni tipologia di documento;
- analisi delle procedure di correlazione tra le informazioni/immagini sia per processo che per “fascicolazione”;
- analisi dei sistemi di condivisione dei documenti aziendali per monitorare eventuali duplicazioni di informazioni.
SICUREZZA INFRASTRUTTURA DI RETE
- Analisi delle vulnerabilità nei sistemi di rete (router, server, firewall), che possono essere utilizzate per violare la sicurezza dei sistemi di archiviazione dell’azienda;
- analisi del sistema back up esistente e relative procedure.
ULTERIORI SVILUPPI
Analisi di fattibilità per attivare il processo di Archiviazione Sostitutiva, in relazione alla circolare Ministeriale n. 36/E del 06/12/2006
sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti informatici ed analogici rilevanti fiscalmente.
Servitec è in grado di assistere le aziende nella definizione e conduzione del check-up.
Le informazioni raccolte permettono all’azienda di conoscere, per ciascuna delle aree aziendali analizzate, la situazione attuale e le eventuali azioni di miglioramento collegate agli archivi cartacei e all’archiviazione elettronica e sostitutiva.
Servitec Srl
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